Ким Кристина Павловна

Секретарь - референт

Дата рождения:

18.10.1994

Образование:

В 2016 году окончила Воронежский государственный аграрный университет имени императора Петра I. Специальность – государственное и муниципальное управление.

Телефон:

+7 (473) 207-14-01

В АСРО «Строители Черноземья» на должности секретаря-референта работает с февраля 2019 года.

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

• Организация работы генерального директора Ассоциации.
• Ведение делопроизводства в Ассоциации.
• Участие в подготовке и проведении общих собраний Ассоциации, заседаний Совета Ассоциации.
• Ведение протоколов оперативных совещаний исполнительной дирекции.
• Организация контроля за исполнением решений оперативных совещаний и поручений генерального директора, жалоб, писем и документов, стоящих на контроле.
• Обновление информации, касающейся деятельности Ассоциации, размещаемой на официальном сайте Ассоциации в соответствии своей компетенции (предоставление материалов администратору сайта).
• Ведение отчетной документации о деятельности Ассоциация.
• Оповещение членов Ассоциации о проводимых мероприятиях Ассоциации.
• Оказание консультационной и методической помощи членам Ассоциации.
• Осуществлять организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности генерального директора Ассоциации;
• Принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
• Контролировать своевременные рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступившие на исполнение, проверять правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (факсу, эл. почте и т.п.), своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• Контролировать исполнение работниками Ассоциации указания и поручения генерального директора, взятые на контроль.
• Печатать по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив. 3.12. Взаимодействовать с системными администраторами (БИТС).
• Постоянно взаимодействовать и поддерживать контакты с членами Ассоциации.
• Знакомить членов Ассоциации и работников с официальными решениями и приказами руководства Ассоциации.
• Подготавливать ответы на официальные запросы, контролировать своевременное распространение информационных материалов о деятельности Ассоциации.
• Организовывать участие членов Совета Ассоциации в заседаниях (приглашения, обзвон).
• Выполнять работу по сбору, хранению, использованию и распространению информационных материалов, подготовке документов для сдачи в архив.
• Обеспечивать исполнение документов и решений руководства Ассоциации, своевременно информировать его о текущем ходе работ и их результатах.
• Вести протоколы оперативных совещаний у генерального директора, контролировать исполнение поручений по протоколу сотрудниками Исполнительной дирекции.
• Организовывать подготовку и проведение собраний, заседаний, брифингов, пресс-конференций, других мероприятий, проводимых Ассоциацией.
• Разрабатывать планы мероприятий, организуемых исполнительной дирекцией (собрания, семинары, совещания и т.д.) по предложениям, подготовленным руководителями служб.
• Проводить мониторинг объявлений о проведении торгов и аукционов на строительство и капремонт объектов муниципального и государственного заказа с анализом условий, участников и итогов.
• Проводить мониторинг электронных площадок по проведению аукционов на выполнение СМР и участие в них членов Ассоциации.
• Оказывать консультационную помощь членам Ассоциации в формировании пакета документов для участия в торгах.
• Размещать информацию о проводимых торгах для членов Ассоциации на сайте Ассоциации.
• Подготавливать материалы для размещения на сайте Ассоциации по закрепленным разделам, проводить мониторинг работы сайта и обеспечивать своевременную актуализацию документов, а также их размещение на базе сервера в блоке «Структурированные документы».
• Готовить поздравительные письма на членов Ассоциации.